Formål 

Sandefjord kommunale Pensjonskasses (SkPs) etiske retningslinjer definerer en felles etisk standard for styret og ansatte.  Retningslinjene skal bidra til å sikre en god etisk praksis.
 

Forventninger

SkP legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både styret og ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. Som forvalter av medlemmenes pensjonsmidler stiller SkP høye krav til styremedlemmers og den enkelte ansattes etiske holdninger. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for pensjonskassens virksomhet. Både styret og ansatte plikter å forholde seg lojalt til beslutninger og vedtak som er fattet samt å være positive og konstruktive i samarbeidsrelasjoner.
 

Ansvar og roller

Styret er ansvarlig for å fastsette retningslinjer for etikk.

Daglig leder er ansvarlig for at styrets retningslinjer gjøres kjent blant de ansatte og følge opp etterlevelsen av disse. Dette reglementet skal gjøres kjent for pensjonskassens ansatte ved tiltredelse og styremedlemmer ved inntreden i styret.

 Ansatte og styremedlemmer i SkP skal bidra til å bygge en organisasjonskultur basert på verdiene redelighet, ærlighet og åpenhet. Ansatte og styremedlemmer har et personlig og selvstendig ansvar for å følge SkPs etiske retningslinjer. 
 

Møte med medlemmer 

Styrets og ansattes adferd danner grunnlaget for medlemmenes tillit til pensjonskassen.  Alle skal opptre på en måte som er i tråd med pensjonskassens holdninger til likestilling, inkludering og mangfold, og ta aktivt avstand fra all uetisk praksis.
 

Nære relasjoner

Nære relasjoner på arbeidsstedet skal unngås for å avverge framtidige situasjoner med interesse- og lojalitetskonflikter, samt for å skåne ansatte for situasjoner der de kan være partiske. Med nære relasjoner menes familiemedlemmer (foreldre, barn), ektefelle, kjæreste, svogerskap mv. 
 

Taushetsplikt og fortrolighet

Styret og ansatte har signert taushetserklæringer. Fortrolige opplysninger som pensjonskassens styre og ansatte mottar i forbindelse med sitt arbeid, skal forvaltes i henhold til lover og regler. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet/ styrevervet i pensjonskassen er avsluttet.
 

Habilitet

Styret og ansatte skal opptre upartisk og praktisere likebehandling. Styremedlemmer og ansatte har en selvstendig plikt til å varsle om mulig inhabilitet slik at dette kan vurderes.  Videre skal styret og ansatte unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom pensjonskassens og den enkeltes interesser. 

Gaver og andre fordeler

Styremedlemmer og ansatte skal ikke ta imot gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser og/eller fordeler som kan være egnet til å påvirke handling, saksforberedelser eller vedtak.  Styremedlemmer og ansatte kan ikke ta imot ytelser eller gaver som kan bli oppfattet som forsøk på påvirkning eller som kan stille styret og ansatte i et uheldig lys. Det er uansett ikke anledning til å motta gaver, blomster og lignende til en verdi som overstiger kr. 500,-.
 

Biverv

Ansatte plikter ved tiltredelse og så lenge arbeidsforholdet varer, å søke på forhånd om tillatelse for biarbeid og/eller annet lønnet oppdrag. Ansatte i pensjonskassen skal ikke ha biarbeid, verv eller annet lønnet oppdrag som er uforenlig med pensjonskassens interesser. 

Seminarer, kurs og tjenestereiser

Styremedlemmer og ansatte skal ha et bevisst forhold til sin egen opptreden på seminar, kurs og tjenestereiser som skjer i regi av styrevervet/arbeidsforholdet.  I slike sammen-henger blir styremedlemmer og ansatte først og fremst oppfattet å representere pensjonskassen, også når dette foregår utenom ordinær arbeidstid. Det forventes derfor at styremedlemmer og ansatte opptrer på en måte som ikke kan skade pensjonskassens omdømme.

Ytringsfrihet 

Styremedlemmer og ansatte kan delta i samfunnsdebatten og gi uttrykk for sine meninger, samt uttale seg på egne vegne. Det må imidlertid vises varsomhet i forhold til at man kan bli assosiert med tilknytningen til SkP og man skal ikke kommenterer forhold som gjelder SkP, medlemmer eller forretningsforbindelser av SkP. Det vises til styreinstruks og daglig leders instruks hva gjelder hvem som uttaler seg på vegne av pensjonskassen og om dens virksomhet. 

Forholdet til digitale kommunikasjonsverktøy og sosiale medier

Styremedlemmer og ansatte skal i ytringer på internett og i sosiale medier sikre at det ikke oppstår utydelighet i forhold til rolleutøvelse. Det er viktig å tenke igjennom hvilke konsekvenser innlegg og ytringer kan ha for SkP. 

Varsling

Styremedlemmer og ansatte har alltid rett og i noen tilfeller plikt til å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Å varsle er å si ifra om slike forhold til noen som kan gjøre noe med det. 

Ansatte som opplever eller oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold skal melde fra om dette til daglig leder.  Ved varsler om kritikkverdige forhold knyttet til daglig leder, skal varselet rettes til styrets leder som avgjør den videre behandling. Styremedlemmer som oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold, skal melde fra om dette til styreleder eller nestleder hvis varselet gjelder styreleder.

Varsleren ivaretas i hht AML § 2 A-4 som omhandler forbud mot gjengjeldelse.

Det er utarbeidet egen rutine for intern varsling.